Запис у трудовій про прийом на роботу

Опубликованно 18.11.2018 14:30

Трудова книжка – найважливіший документ для всіх, хто хоча б раз у житті був працевлаштований. Саме завдяки йому розраховується робочий стаж, з якого в подальшому формується пенсія і нараховуються різні соціальні пільги. Про те, хто займається заповненням документа, як його правильно оформити, де зберігати і вносити зміни, як зробити запис в трудовій на прийом на роботу, буде розказано в цій статті. Будуть висвітлені й інші питання. Наприклад, питання внесення запису в трудову книжку про прийом директора.

Що являє собою цей документ?

Це офіційний документ, в якому в повному обсязі відображається робоча діяльність громадянина, його заслуги на тому чи іншому посту, фіксується робочий стаж.

Вона необхідна не тільки державним органам, щоб розраховувати обсяг наданих соціальних пільг і розмір пенсії, але й роботодавцям, які завдяки записам у цьому документі можуть дізнатися все про офіційною трудової діяльності людини. Це дозволяє оцінити професійні якості, а також навички, якими громадянин має.

Оформлення, заповнення, внесення змін та коригувань у книжку регулюється не тільки положеннями Трудового кодексу РФ, але і деякими нормативними документами профільного міністерства. Зовнішній вигляд

Зовнішній вид документа, а також вкладиша, який до нього прикріплюється, теж регламентований, так як трудова книжка – важливий документ, що має юридичну силу.

Більш детальну інформацію про це можна дізнатися, ознайомившись з постановою Уряду «Про трудових книжках», виданим на початку січня 2004 року.

Конкретні рекомендації в даній постанові про те, як вести і заповнювати книжку, практично відсутні. Тому деякі положення, описані далі, що стосуються внесення в книжку записів, негласно прийняті і ніякої законодавчої бази під собою не мають.

Правда, є інструкція, випущена Мінпраці 10 жовтня 2003 року за номером 69, в якій все ж містить деякі конкретні правила заповнення.

Якщо всі доступні розділи для заповнення трудової зайняті, потрібно оформити для неї вкладиш, який буде заповнюватися точно так само, як і оригінал трудової.

Перше оформлення

Кожен працюючий громадянин коли оформляв трудову книжку вперше. Яким чином це відбувалося? При першому працевлаштуванні наймач видавав документ громадянину відразу після підписання трудового контракту, видавав наказ про прийняття на посаду та протягом п'яти днів з моменту підписання договору вносить відповідний запис у трудову про прийняття на посаду.

Все це актуально і зараз.

Якщо у кандидата на посаду немає трудової книжки, це не дає права наймачу відмовляти йому в отриманні посади (посилаючись саме на цю причину). Роботодавцю, якщо він візьме цієї людини на посаду, лише доведеться оформити документ та внести до нього першу трудову запис про прийом на роботу.

Для отримання першої трудової книжки кандидату на пост знадобиться написати заяву, адресовану роботодавцю, з відповідним проханням і оформити робочий бланк. Всі дії потрібно проводити, керуючись статтею ТК РФ за номером 65. У підсумку документ буде зареєстрований в трудовій базі.

Про останній варто сказати кілька слів. Трудова книжка не може друкуватися, як стандартний комерційний продукт. Навпаки, ведеться суворий облік цих документів, а кожній книжці присвоюється відповідний реєстраційний номер.

Хто займається оформленням документа?

Що стосується оформлення, ведення документа, це внутрішні справи компанії. Керівник фірми сам вирішує, кому довірити цю обов'язок. Найчастіше це або він сам (якщо штат зовсім невеликий), або бухгалтер або працівник відділу кадрів.

Ніяких спеціальних знань для цього не потрібно, так що заповненням та оформленням в цілому може займатися будь-який фахівець. Головне, щоб його посадова інструкція містила певні обов'язки щодо заповнення трудових книжок.

Щоб узаконити цей процес, директор організації видає відповідний наказ, яким наділяє необхідними повноваженнями щодо заповнення трудової книжки якогось співробітника. Останній отримує можливість: Вести і заповнювати книжки. Розписуватися в них. Додавати нові записи. Підтверджувати внесену інформацію печаткою.

Якщо заповненням документа збирається займатися директор організації, то йому все одно потрібно видавати наказ про наділення себе необхідними повноваженнями для оформлення книжок працівників.

Чому важливо дуже уважно поставитися до вибору співробітника, якому буде довірено заповнення? Тому що даний документ може: піддаватися перевіркам контролюючих структур; потрапити в руки до іншого фахівця по заповненню (при зміні місця роботи, наприклад); якщо в книжці буде виявлена помилка, то виправляти її зобов'язаний нинішній наймач (навіть якщо її допустили колись давно і не в даній організації), це стандартна людська ввічливість.

Документи для оформлення

Щоб зареєструвати та внести запис в трудову про прийняття, людина, яка працевлаштовується на посаду, зобов'язаний надати певний пакет документів, на підставі який наймач зробить відповідний запис у трудову.

У нього входять: Документ, що засвідчує рівень освіти працівника. Паспорт або інший документ, що посвідчує особу громадянина.

З боку роботодавця, так само повинен бути набір паперів, що дозволяють внести запис, а саме: Статут фірми або свідоцтво ІП. Журнал обліку книжок.

Також йому знадобиться гербова печатка, яка офіційно підтвердить усі записи, внесені в трудову при прийомі на роботу Титульний аркуш

Титульний аркуш трудової – перша сторінка, яка заповнюється один раз. Дуже важливо при заповненні не допустити помилок, тому і роботу по оформленню слід довіряти, як було сказано вище, відповідального і акуратного людині.

Зрозуміло, потрібно заповнити всі графи документа: Ф. В. О. власника. Дата його народження. Освіта (наприклад, вище професійне). Професія/спеціальність (наприклад, фінансист). Дата заповнення документа.

Внизу сторінки необхідно підтвердити заповнені дані і власнику документа, і того, хто займається оформленням книжок.

При цьому перший і другий пункт у книжці заповнюються так само, як і в паспорті. Скорочення виключені. Освіта заповнюється тими ж даними, що записано в дипломі.

З розділом «Професія» можуть виникнути проблеми. Наприклад, на роботу може влаштовуватися школяр або студент, у якого поки немає ніякої спеціальності. В такому випадку пункт слід залишити незаповненим до тих пір, поки професія не буде отримана (виданий на руки диплом).

Власнику книжки слід перевірити всю інформацію, яку за нього заповнив спеціаліст, відповідальний за ведення трудових документів в організації. Якщо останній все-таки допустив помилку в заповненні перших двох пунктів, книжка вважається недійсною, виправляти на титульному аркуші в цих графах нічого не можна, тому весь документ знищується.

Важливо уточнити: зміна – заміна однієї вірної запису на іншу; виправлення – заміна помилкового запису на вірну; додаток – додаток до вірної запису в трудову про прийняття на роботу, до прикладу, додаткових вірних відомостей.

Зміни можна вносити на будь-який розділ книжки: титульний аркуш, у розділ про місця роботи, у розділ нагороджень і т. д. Виправлення вносити на титульний аркуш суворо заборонено.

Їли ніяких недоліків або помилок немає, то власник ставить заспіваю підпис, заповнює громадянин – свою, все фіксується печаткою організації, в яку відбувається працевлаштування. Тоді можна вносити запис у трудову про прийняття на роботу.

Коригування

Як вже було зазначено, вносити виправлення в титульний лист не можна, а ось зміни можна. Найпростіший приклад зміни – зміна прізвища громадянина.

Щоб внести нове прізвище людини, старі дані потрібно закреслити, поряд написати правильну інформацію, а на скоринці з внутрішньої сторони (зліва від титульного аркуша) описати документ, на підставі якого в книжку було внесено зміну (папір із Загсу, наприклад).

Закреслена запис буде анульована, а нова набуде чинності. Відомості про займаній посаді

Відповідно до статті 66 ТК РФ навіть при наявності укладеного трудового контракту, якщо відсутній запис у трудовій книжці про прийом на роботу, працівник формально не обіймає посаду, на якій він працює. Тому щоб користуватися всіма привілеями, які дає наявність книжки, обов'язково потрібно стежити за тим, щоб її вчасно заповнювали. Як додається запис про працевлаштування в даний документ? Зразок запису в трудовій про прийом виглядає наступним чином.

По-перше, у графі, що містить дані про прийом на роботу (переведення тощо) вписується повна назва організації.

Далі – на сходинку нижче – у розділі з номером ставиться порядковий номер запису (на 1 більше, ніж попередній, або 1, якщо запис перша), у розділі з датою ставиться дата фактичного вступу на посаду, а в графі відомостей про прийом проводиться запис про те, що громадянин прийнятий на таку-то посаду в такий-то відділ. Остання графа має містити документи, на підставі яких здійснюється дана запис у трудовій книжці прийом на роботу.

Якщо громадянин змінив посаду, перейшов в інший відділ, перевівся зі старої роботи на нову шляхом офіційного перекладу, в трудову книжку необхідно внести дані про це, щоб роботодавець міг знати про всіх трудових зміни свого нового співробітника.

Для керівного складу ніяких винятків немає. Точно так само вноситься запис у трудову генеральному директору про зарахування на посаду.

Правила внесення записів (загальноприйняті)

Щоб у контролюючих органів або нових наймачів, які повинні зіткнутися з даними, що містяться у трудовій книжці, не було проблем з їх вивченням, слід дотримуватися правил оформлення, які будуть представлені далі. Колір ручки, якою вносяться записи, може бути синій, чорний або фіолетовий. Ніякий інший. Тип ручки значення не має. Вона може бути пір'яний, гелевою, кульковою. Використання римських цифр виключається, можна лише арабські. Числа записуються в стандартному форматі – день, місяць, рік. Спільну мову оформлення – українська. У РФ є регіони, де місцева мова прирівняна до державної. Тоді записи можуть вестись і на ньому при необхідності. Скорочення при заповненні також виключені. Всі посади, документи і взагалі будь-які слова потрібно писати в повній формі. При прийомі на роботу у людини, відповідального за заповнення трудових, є п'ять днів, щоб внести всі дані; при внесенні нових даних співробітника – тиждень; при звільненні громадянина з робочою посади відповідний запис вноситься в день, коли працівник припиняє свої повноваження. У всіх записів у трудовій є свій порядковий номер.

Про останній пункт варто сказати трохи докладніше: якщо організація змінює назву, порядковий номер ставити не потрібно; при створенні копії трудової запис про стаж не позначається порядковим номером, вона не включається в систему рахунку; заголовки записів, які вносяться в розділ, що містить відомості про роботу, так само не нумеруються.

При цьому власник документа зобов'язаний бути ознайомлений з усіма даними, які були внесені/змінено/виправлені в трудовій, під розпис. Дві трудові в одного власника

Іноді громадянину необхідно внести запис в трудовій книжці про прийняття на посаду відразу на двох роботах. Чи Законно це?

Цілком. Ніде в законодавстві РФ не сказано, що людина може мати одну і тільки одну трудову книжку. Ніяких штрафів або інших санкцій за це не буде. Інше питання – який у цьому сенс?

Крім якихось приватних виняткових ситуацій, люди заводять другу трудову книжку, щоб отримувати як-небудь пільги відразу з двох робіт, але це безглуздо, тому що, наприклад, навіть лікарняний, відпустка оплачується лише по одній трудової, відрахування в Пенсійний фонд також йдуть тільки з одного трудової. Сумісництво

Серед громадян як і раніше поширена практика сумісництва: коли людина офіційно працевлаштований відразу на двох роботах. В цьому випадку не потрібно оформляти другу трудову, досить зробити відповідні записи в тому документі, який вже є.

Як внести запис в трудову про прийняття за сумісництвом? Аналогічно, як описано вище, тільки в кінці після зазначення посади (громадянин прийнятий на таку-то посаду в такий-то відділ) додається словосполучення «за сумісництвом».

Точно такі ж правила діють і для тих, хто наймається учнем. В останньому випадку пишеться «прийнятий учнем».

Нюанс внесення записів для фізосіб

Запис у трудовій про прийом для ІП не відрізняється від аналогічної для ТОВ або АТ. Але що можна сказати про незареєстрованих підприємців? Не секрет, що підприємницьку діяльність можна вести без реєстрації.

Якщо підприємцю потрібно буде вдатися до будь-чиєї допомоги, то він не зможе оформити цієї людини, як співробітника, з допомогою трудової книжки, тому що йому заборонено законом купувати ці документи. Доведеться оформляти всю трудову діяльність за допомогою нотаріально завіреного договору, спеціально передбаченого для цієї мети. Підсумок

Підводячи підсумок, варто ще раз тезисно відзначити важливі моменти, які потрібно з'ясувати для грамотної роботи з трудовою книжкою. Трудова книжка – документ, що має юридичну силу. Він містить всі відомості про офіційній роботі громадянина (попередньої, теперішньої) та його нагороди. Потрібно не тільки для обліку стажу громадянина, але і для надання певних соціальних пільг, а також, щоб наймач зміг переконатися в наявності або відсутності певного досвіду роботи. Заповнення трудових книжок регулюється постановою Уряду та інструкцією від профільного міністерства, але іноді наявних даних у цих документах, недостатньо для заповнення, тоді можна вдатися до загальноприйнятих правил, які виробилися роками практики. У ІП запис у трудову книжку про прийом на роботу така ж за змістом та оформленням, як і в ТОВ або АТ, наприклад. Всі записи, які вносяться в трудову, можуть проводитися або синьою або чорною, або фіолетовою ручкою. Інший колір не допускається, а ось тип пише вироби значення не має. Ручка може бути кульковою, пір'яний або гелевою, наприклад. Якщо в трудовій закінчилося місце для записів, оформляється вкладиш, в який вносяться дані в подальшому. Здобувати трудові книжки та заповнювати їх можуть тільки офіційно зареєстровані особи. Людина, як мінімум, повинен бути ІП, щоб купити і заповнити трудові для своїх працівників. Всі дати записуються до трудової книжки у форматі дд/мд/рр. Використання римських цифр не допускається. Можна користуватися тільки арабськими. Зміни, виправлення та доповнення в трудовій книжці – це різні поняття. Якщо при внесенні запису в трудову була допущена помилка (не на титульному аркуші), неправильний запис у трудовій про прийом на посаду, наприклад, слід закреслити, поряд написати вірну, а на кірці всередині (зліва від титульного) вказати документ, на підставі якого внесено виправлення. Якщо помилка допущена на титульному аркуші, весь документ знищується. Дуже важливо вносити правильну запис про прийом в трудовій. Вносити виправлення в титульний можна (аналогічно, як описано в пункті 10). Наприклад, якщо власник книжки змінив прізвище. Зразок запису в трудову книжку про прийом описаний в пункті «відомості про займаній посаді». Записи в трудову вносяться російською мовою. В регіонах, де офіційними є ще одна мова, місцевий, можна додавати інформацію на ньому, при необхідності. Заповненням трудової займається працівник, якому директор відповідним наказом дав для цього повноваження. До вибору співробітника, який буде вносити запис у трудову, потрібно підійти дуже уважно. Це може бути хто завгодно – працівник будь-якої посади. Головне, щоб він підходив до своєї справи відповідально і був акуратним. Розбірливий почерк теж буде до речі. З усіма змінами в трудовій (внесення нових даних, зміна старих і т. д.) власник повинен бути ознайомлений під розпис. Сам документ зберігається у роботодавця з моменту вступу на посаду і до моменту звільнення. Заповнювати книжку для керівників можна так само, як і для звичайних співробітників. Наприклад, запис в трудову генеральному директору про прийом на посаду вноситься так само, як описано вище. Індивідуальні підприємці ніяк не фіксують свій статус у трудовій книжці.

Варто ще раз уточнити інформацію про прийомі директорів на посаду. Запис у трудовій про прийом директора, звичайно, в незначних деталях відрізняється від стандартної запису, але в цілому ці деталі не грають великої ролі.

При першому працевлаштуванні (коли у громадянина ще немає трудової і він як раз збирається її оформити) у роботодавця є п'ять днів, щоб внести всі необхідні відомості про працівника в трудову. Якщо даних в книжці немає, працівник юридично не вступив на свою посаду. При повторному працевлаштуванні термін внесення інформації збільшується до семи днів, при звільненні наймач зобов'язаний повернути трудову зі всіма внесеними даними в день, коли громадянин складає з себе посадові повноваження. Автор: Євген Загорецька 14 Листопада 2018

Категория: Юриспруденция